Por J. Oscar Alvarez de la Cuadra López
Quizá uno de los eventos qué más se
descuidan a la hora de haber iniciado el trámite de una organización para poder
obtener su certificado a cualquiera de los más comunes sistemas de gestión (ISO
9001, ISO 14001, OHSAS 18001, etc.), es un buen análisis de los factores para
cotizar por parte del organismo certificador y en particular al establecer los días
de auditoría requeridos, ya que el modo de cotizar es basado en el importe de
los días auditor definidos para un proyecto de certificación en particular.
El primer paso del proceso para iniciar
el trámite de una certificación por parte de una organización interesada,
consiste en llenar una solicitud que el organismo procura a su cliente, donde
se pretende obtener la mayor cantidad de información posible de la organización
interesada. Debemos aquí hacer un paréntesis
para aclarar a las organizaciones que descarten la idea de “tramitar ISO 9001” por
ejemplo, ya que eso no es posible. Muchas empresas sin un buen conocimiento del
alcance de los sistemas de gestión, siempre creen que la obtención de un
certificado es algo similar a tramitar un permiso o licencia en cualquier dependencia
de gobierno, en particular cuando el agua les ha llegado a los aparejos y la
necesidad de certificarse es reactiva y de pánico ante el inminente aviso de
sus clientes de no colocarles pedidos o contratos hasta haberse certificado.
Cuando hablamos del trámite es por que se supone ya un camino avanzado en la
implementación de un sistema de gestión.
La solicitud debe detallar información fundamental
para el organismo certificador como el
alcance, que es lo que cubre el sistema de gestión en términos de actividades,
productos, procesos o sitios de la organización. Los demás datos de rutina son contacto
principal, dirección, correo electrónico, líneas de productos, etc., pero uno que es muy importante
es la definición del número de personal.
Para quienes lo desconocen existe un documento
emitido por la IAF (International Accreditation Forum), asociación mundial de
organismos de acreditación, organismos de certificación y otras
organizaciones dedicadas a actividades de evaluación de la conformidad en
diversas áreas, incluyendo sistemas de gestión, productos, servicios y
personal, denominado IAF Mandatory
Document for Duration of QMS and EMS Audits, en su última emisión 2 (
también llamado IAF MD 5: 2013 y que es como nos referiremos a él de aquí en
adelante), cuyo objeto es la aplicar consistentemente la cláusula 9.1.4.1 de la
norma ISO/IEC 17021:2011, de aplicación directa a todos los organismos de certificación
acreditados, los responsables de emitir certificados a cualquiera de las norma
de sistemas de gestión, como ISO 9001 por ejemplo.
La base entonces para cotizar de todos los organismos
de certificación descansa en la duración de la auditoría o días auditor,
referido en el documento IAF MD 5, bajo los parámetros de tamaño de la organización
en términos de personal (o del no muy cómodo término “headcount” tan usado por
las áreas de Recursos Humanos en muchas organizaciones) y complejidad de sus actividades.
El tamaño se define por el personal y es importante que la organización contratante
cuide mucho qué información declarará en este campo. El personal debe ser
principalmente de nómina (incluso en la modalidad de subcontratación o contratación externa se pueden
tomar en cuenta también, pero cuidar a los eventuales) y cuidar que sea el que está representado por el alcance
de la certificación. Una práctica errónea es declarar el número total de
empleados, de los cuales muchos de ellos están en áreas tradicionalmente que no
impactan en Calidad, como áreas administrativas o jurídicas. También puede aprovecharse aquellas funciones o actividades donde
una proporción considerable del personal realizan las mismas tareas o funciones,
por ejemplo en líneas de producción o en funciones de transporte (ver apartado
2.3 del documento).
El estudio y conocimiento de la existencia
del documento IAF MD 5 puede ser de gran ayuda a muchas empresas, para evitar
malas prácticas que ya han sentado antecedentes en el mercado de las
organizaciones usuarias de servicios de evaluación de la conformidad, donde por
ejemplo ha habido casos que por prácticas deshonestas, se cotizan días de más,
para obtener un mayor beneficio económico o por otro lado días de menos para
asegurar una cuenta o cliente importante. Incluso se da casos de empresas que ignoran
que el buen desempeño de su sistema de gestión o la madurez del mismo podría ser
condición suficiente y necesaria para reducir el número de días auditor o
frecuencia de visitas de auditoría, bajo los lineamientos que define el IAF MD
5 en su apartado 8.1
La regla establecida en el Anexo A de la
guía, que aplica a los sistemas de gestión de la calidad, también tiene aplicación
para quienes han implementado o integrado sistemas de gestión ambiental, así
como sitios único o los multisitios (empresas con sitio principal y otros
sitios o sucursales).
Incluso las guías indicadas en el documento, pueden aprovecharse por organizaciones que inician sus procesos de implementación de sistemas de gestión para poder determinar el número correcto de días auditor para sus auditorías internas, práctica que por lo general y el desconocímiento en el tema queda muy alejada de la duración correcta de una auditoría y que la mayoría de las veces se realiza en muchos menos días de los que realmente se requieren. Tomemos también en consideración que en la determinación e los días estimados abarcando todo el sistema de gestión y no partes, para las organizaciones que realizan sus auditorías en forma fragmentada (por procesos y algunas otras por departamentos )
Este documento es público y puede
descargarse directamente en el enlace indicado http://www.iaf.nu/upFiles/IAFMD52013QMSEMS_Audit_DurationPub.pdf. Una versión en español basada en el
documento puede consultarse en https://www.enac.es/documents/7020/ff3c1799-035e-4741-bd65-2e603f7e7d61
