Las 10 normas más importantes sobre seguridad industrial en México

Compilación, revisión y actualización de la información recabada por Grupo CRASA y Asociados, S.C.

1.- Condiciones de seguridad para la prevención y protección contra incendios.

Esta norma establece las condiciones de seguridad para la prevención contra incendios. Se aplica en aquellos lugares donde las mercancías, materias primas, productos o subproductos que se manejan en los procesos, operaciones y actividades que impliquen riesgos de incendio. (NORMA Oficial Mexicana NOM-002-STPS-2010, Condiciones de seguridad-Prevención y protección contra incendios en los centros de trabajo.).

2.- Sistemas de protección y dispositivos de seguridad en maquinaria, equipos y accesorios.

Esta norma tiene por objetivo prevenir y proteger a los trabajadores contra los riesgos de trabajo. Se aplica donde por la naturaleza de los procesos se emplee maquinaria, equipo y accesorios para la transmisión de energía mecánica. (NORMA Oficial Mexicana NOM-004-STPS-1999, Sistemas de protección y dispositivos de seguridad en la maquinaria y equipo que se utilice en los centros de trabajo.).

3.- Condiciones de seguridad para el almacenamiento, transporte y manejo de sustancias inflamables y combustibles.

Esta norma tiene por objetivo prevenir y proteger a los trabajadores contra riesgos de trabajo e incendio. Se aplica donde se almacenen, transporten o manejen sustancias inflamables y combustibles. (NORMA Oficial Mexicana NOM-005-STPS-1998, Relativa a las condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo para el manejo, transporte y almacenamiento de sustancias químicas peligrosas.). NOTA: Esta norma sustituye a las NOM-005-STPS-1993, NOM-008-STPS-1993, NOM-009-STPS-1993, NOM-018-STPS-1993 y NOM-020-STPS-1993  para simplificar su consulta e interpretación y con ello su aplicación. De un total de 99 puntos que contenían estas cinco normas, quedan en este proyecto 65 puntos, sin demérito a la protección del trabajador, y en apego al Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo se incluyen disposiciones relativas a: análisis de riesgo potencial; programa de seguridad e higiene; plan de emergencias y sistemas de regaderas, lavaojos, neutralizadores e inhibidores en las zonas de riesgo para la atención de casos de emergencia. (N. del R. Del prefacio de la NOM).

4.- Seguridad e Higiene para el equipo suspendido de acceso, instalación, operación y mantenimiento.

Su objetivo es establecer las condiciones de seguridad con que deben contar para su instalación, operación, y mantenimiento, los equipos suspendidos de acceso para realizar trabajos en altura, tales como: mantenimiento de edificios, realización de obras de construcción, instalación, demolición, reparación y limpieza, entre otros, para evitar riesgos a los trabajadores. (NOM-009-STPS-1999, Equipo suspendido de acceso- Instalación, operación y mantenimiento-Condiciones de seguridad.).

5.- Seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se produzcan, almacenen o manejen sustancias químicas capaces de generar contaminación en el medio ambiente laboral.

Su objetivo es prevenir y proteger la salud de los trabajadores y mejorar las condiciones de seguridad e higiene donde se produzcan, almacenen o manejen sustancias químicas que por sus propiedades, niveles de concentración y tiempo de acción sean capaces de contaminar el medio ambiente laboral y alterar la salud de los trabajadores, así como los niveles máximos permisibles de concentración de dichas sustancias, de acuerdo al tipo de exposición. Se aplica donde se produzcan, almacenen o manejen sustancias químicas capaces de generar contaminación en el ambiente laboral. (NOM-010-STPS-1999, Condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se manejen, transporten, procesen o almacenen sustancias químicas capaces de generar contaminación en el medio ambiente laboral.).

6.- Seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se produzcan, usen, manejen, almacenen o transporten fuentes generadoras o emisoras de radiaciones ionizantes.

Su objetivo es implantar las medidas preventivas y de control a fin de que los trabajadores expuestos a radiaciones ionizantes, no reciban por este motivo dosis que rebasen los límites establecidos en la presente norma. Se aplica donde se produzcan, usen, manejen, almacene o transporten fuentes generadoras o emisoras de radiaciones ionizantes. (NOM-012-STPS-2012, Condiciones de seguridad y salud en los centros de trabajo donde se manejen fuentes de radiación ionizante.).

7.- Condiciones térmicas elevadas o abatidas.

Establecer las condiciones de seguridad e higiene, los niveles y tiempos máximos permisibles de exposición a condiciones térmicas extremas, que por sus características, tipo de actividades, nivel, tiempo y frecuencia de exposición, sean capaces de alterar la salud de los trabajadores.  (NORMA Oficial Mexicana NOM-015-STPS-2001, Condiciones

térmicas elevadas o abatidas-Condiciones de seguridad e higiene.).

8.- Condiciones de seguridad en donde la electricidad estática represente un riesgo.

Su objetivo es establecer las medidas de seguridad para evitar los riesgos que se derivan por generación de la electricidad estática. Se aplica en los centros de trabajo donde por  la naturaleza de los procedimientos se empleen materiales, sustancias y equipo capaz de almacenar cargas eléctricas estáticas. (NORMA Oficial Mexicana NOM-022-STPS-2008, Electricidad estática en los centros de trabajo-Condiciones de seguridad.).

9.- Selección y uso de equipo de protección personal en los centros de trabajo.

Su objetivo es Establecer los requisitos mínimos para que el patrón seleccione, adquiera y proporcione a sus trabajadores, el equipo de protección personal correspondiente para protegerlos de los agentes del medio ambiente de trabajo que puedan dañar su integridad física y su salud. (NORMA Oficial Mexicana NOM-017-STPS-2008, Equipo de protección personal - Selección, uso y manejo en los centros de trabajo).

 

10.  Constitución, organización y funcionamiento de las comisiones de seguridad e higiene en los centros de trabajo.

Su objetivo es establecer los lineamientos para la constitución, organización y funcionamiento de las comisiones de seguridad e higiene en los centros de trabajo. (NORMA Oficial Mexicana NOM-019-STPS-2004. Constitución, organización y funcionamiento de las comisiones de seguridad e higiene en los centros de trabajo).

Fuente original: http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/seguridad/info/2/1.htm

La revisión de ISO 9001 alcanza la etapa de Borrador de Comité

Por  Katie Bird (ISO).

26 de Junio 2013

Traducción de Oscar Alvarez de la Cuadra. Grupo CRASA

La norma ISO 9001, Sistemas de Gestión de la Calidad - requisitos, ha llegado a la fase de borrador de comité del proceso de revisión. Como todas las normas ISO, ISO 9001 se somete a una revisión cada cinco años para asegurar que siga siendo una herramienta útil.

¿Qué es el Proyecto de etapa del Comité?

El Proyecto de etapa del Comité es la primera consulta en el desarrollo (o revisión) de una norma ISO.

Durante esta etapa, los países (miembros de ISO) que han optado por participar en el desarrollo de la norma, tienen entre dos y cuatro meses para tomar una postura nacional sobre el proyecto y hacer comentarios sobre ella. Algunos miembros pueden decidir obtener la opinión pública para ayudar a adoptar esta posición nacional, pero esta no es la etapa oficial de comentarios públicos.

¿Qué pasa después?

Una vez que se han presentado las posturas nacionales, el proceso de revisión de norma sigue su curso.

Los expertos (nominados por el organismo miembro de ISO en los países participantes) continúan reuniéndose para discutir cualquier problema o pregunta destacados, hasta que se publique un borrador de norma internacional. El borrador luego se circula para comentarios del público. Cualquiera que esté interesado puede ponerse en contacto con su organismo miembro nacional con comentarios sobre el borrador de norma. Es probable que esto tenga lugar durante el primer semestre de 2014.

Una vez que el proyecto ha sido finalizado y aceptado, se publica y se actualiza la fecha en el siguiente número de la norma (por ejemplo, ISO 9001:2015).

Estoy utilizando la norma ISO 9001:2008. ¿Qué es lo que esto significa para mí?

Se espera la publicación de la nueva versión de la norma ISO 9001:2008 para el final de 2015. En ese momento habrá un período de transición (generalmente dos años), antes de que culmine oficialmente la vigencia de  la norma ISO 9001:2008.

Para obtener más información sobre el proceso de Borrador de Comité en su país, póngase en contacto con su organismo miembro de ISO (en México la DGN).

Fuente:

http://www.iso.org/iso/home/news_index/news_archive/news.htm?refid=Ref1751

Una guía de 5 minutos para las directrices G4 de GRI

La semana pasada, el Global Reporting Index (GRI) develó sus estándares revisados para reportes de sustentabilidad corporativa. Según el GRI “el G4 es mejor en términos de enfoque, claridad y simplicidad y proveerá un mayor apoyo a pequeños negocios y a quienes reportan por primera vez”. Esto será probado cuando el estándar se ponga en práctica, pero mientras tanto aquí hay una revisión rápida de las nuevas directrices.

¿Cuándo entrarán en vigor?

Que no cunda el pánico, el GRI espera una transición gradual. Una forma útil de hacerlo sería empezar a trabajar en la transición para el próximo ciclo de reportes (para publicarse en 2014) y hacer el cambio completo el próximo año. La fecha límite de GRI es para los reportes publicados después de diciembre de 2015.

¿Qué pasó con los niveles de aplicación?

Ya no hay niveles de aplicación, sino un sistema “de conformidad” con diferentes niveles de elementos requeridos.

* Core (o núcleo): un buen punto de referencia para empresas ya establecidas en reportes.
* Comprehensive (o integral): muy similar al ya desaparecido “nivel A”

Las organizaciones todavía pueden usar el estándar y no reportar “de conformidad”. El GRI ofrece un texto que pueden usar las empresas que decidan por esta opción.

Similitudes con las directrices anteriores

1. Código abierto: las directrices todavía se pueden descargar gratuitamente. Son 350 páginas de guía, así que puede tomar todo un fin de semana para leerlas.
2. Se mantienen los mismos principios base: inclusión de grupos de interés, contexto de sustentabilidad, materialidad, exhaustividad, comparabilidad, precisión, oportunidad y claridad.
3. Dos grupos de indicadores y la información sobre el enfoque de gestión. Ahora los requisitos específicos de indicadores varóan según valoraciones individuales de materialidad.
4. Todavía se requiere un índice GRI basado en el nivel de conformidad

Los grandes cambios

1. Dos documentos complementarios pero con referencias cruzadas y vínculos rápidos en temas clave como principios, reportes integrados e indicadores. La distinción entre volúmenes no es clara siempre.
2. Como se mencionó antes, ya no hay niveles de aplicación sino dos niveles “de conformidad”
3. La materialidad juega un papel más explícito en la elección de “divulgación de estándares específicos” y se necesita definir mejor aspectos específicos de materialidad.
4. Mayor énfasis en información sobre el enfoque de gestión. La orientación se ha reestructurado en dos tipos: genérico (dividida en tres secciones) y específica por aspectos (que todavía está en desarrollo). En general esta área es menos clara.
5. Mayor vínculo y divulgación de estructuras y procesos de gobernanza en la producción del reporte, especialmente para los “integrales”. A este nivel los nuevos requerimientos incluyen reportar “la posición o comité más alta que revisa y aprueba formalmente los reportes de sustentabilidad de la empresa y se asegura de que todos los aspectos materiales estén cubiertos”

Tres hurras por…

1. Una guía más específica y detallada y requerimientos actualizados en temas como energía y derechos humanos, donde se han dado muchos cambios en políticas y legislación.
2. Una base más material, ya que esto debe dar como resultado reportes más específicos y menos afirmaciones banales sobre indicadores con poca relevancia para la organización, así como más participación de la audiencia.
3. Una tabla que muestra la superposición de indicadores del G4 y el Pacto Mundial.

Hay que acostumbrarse a…

1. Mayor extensión y claridad en indicadores de energía y CO2
2. Muchos indicadores nuevos se refieren a la detección, adquisición y manejo de riesgos de proveedores en términos de impacto ambienal, prácticas laborales, derechos humanos e impacto en sociedad.
3. Se debe reportar más información sobre problemas de quejas. Hay indicadores que cubren aspectos como ambiental, prácticas laborales, derechos humanos e impacto en sociedad. Un nuevo indicador se refiere a la venta de productos prohibidos o conflictivos.

Fuente: 3BL Media
Traducción: María José Evia H. Expok.
Revisión: Grupo CRASA


Más información en https://www.globalreporting.org/reporting/g4/Pages/default.aspx (sólo disponible en inglés para la descarga).

WAYMISH o el por qué le hacen tan difícil para que les dé mi dinero

Por Oscar Alvarez de la Cuadra López

La pregunta anterior es la traducción del acrónimo en inglés WAYMISH (Why are you making it so hard for me to give you my money?), palabra que se ha vuelto parte del vocabulario de miles de consumidores furiosos, quienes huyen de empresas con pésimos niveles de servicio directo hacia los brazos de sus competidores.

Para ilustrar el concepto, a ver si esto suena familiar. Un cliente de excelente reputación financiera y crediticia va a una de las tiendas Apple al norte de la ciudad de México para adquirir dos iPads y Macbook nuevas. A pesar de la negativa del empleado si se ofrecía algún tipo de promoción, a instancias de su acompañante adicto a las promociones de meses sin intereses, la cual el acaudalado cliente se negó a solicitar por su desahogada posición económica, siguió con su compra. Minutos más tarde y después de presentar una flamante tarjeta American Express, el empleado procesó por largos minutos la compra y para acabar, el mal encarado “Gerente” de la tienda, salió de su guarida sólo para asegurarse de que su subordinado hablara por teléfono al banco para autorizar la compra de más de $40,000, dado el “elevado riesgo” que conllevaba en una tienda que quizá una vez al mes lograra facturar esa cantidad en una sola compra. Al preguntar por parte del confundido cliente el por qué de la medida anterior, el empleado sólo adujo que era por requisito de American Express.

Finalmente la paciencia del cliente se agotó y al detener el desfile de presentar identificaciones oficiales, de hacer varias llamadas y de enterarse solo hasta que la transacción ya había pasado, de que si era posible diferir la compra a 12 meses sin intereses, decidió cancelar la compra ante la atónita mirada del empleado y su “Gerente”. A la salida habló al banco para asegurarse de que la transacción no hubiera pasado, sólo para enterarse de que la tienda en cuestión había realizado 3 intentos de pasar la compra (ahora sí sin solicitar IFE ni nada por estilo), una vez que sus frustrados clientes abandonaron el establecimiento Al preguntarle al banco sobre la desconfianza de dicha tienda, informó que sólo a petición del establecimiento y no por requisito del banco podia hacerse dicha verificación de seguridad.

Media hora después y pasado el mal trago, el mismo cliente fue a otra tienda Apple cercana al desafortunado establecimiento  y en menos de 15 minutos salió de la misma feliz con su nueva iPad, su Macbook y su compra a 12 meses sin intereses.

En otro caso hice la compra reciente de un equipo multifunctional en otra conocida cadena de artículos de papelería y oficina. Quise realizar  antes un experimento y cronometrar el momento desde que ingresaba a la tienda hasta meter mi artículo a la cajuela y retirarme. De hecho ya sabía que artículo iba a adquirir y el tiempo que me tomaría sería entre pedirlo y que se me hiciera el cobro. Tardé casi 45 minutos, entre la espera en una cola con dos personas antes de mí y con un establecimiento on 4 cajas sin operar, un empleado en entrenamiento que desconocía las características técnicas del producto, la lentitud en darme de alta para facturarme por los repetidos errores del empleado al capturar mi RFC en la terminal, la lentitud a la salida por parte del guardia de seguridad en anotar no. de serie, modelo, hora de compra, marca en su ilegible control de salidas. ¿Dan ganas de comprar algo más en esa tienda que no sea una paquete de hojas o unas plumas? Lo dudo. Y la pesadilla empeora si el artículo saliera con alguna falla, el via crucis de regresar a la tienda, de que lo triangulen al Centro autorizado de servicio, del reemplazo, de las horas perdidas. Y las compras antes referidas son productos de empresas con altísima reputación por la calidad de sus productos.

¿Qué es entonces lo que pasa aquí? Toda la buena intención que se tiene de adquirir un bien o servicio queda totalmente frustrada, gracias a la decidia, indiferencia, incompetencia y en algunos casos prepotencia de la gente que está detrás de un mostrador, producto  de malos sistemas y procesos pobremente diseñados, que reduce la experiencia de un cliente potencial a un episodio amargo, que manda el mensaje amplificado a todos sus conocidos de no ir a tal o cual establecimeinto por el mal servicio que ahí se da.

Y los casos no paran ahí. No es propio de tiendas donde se venden artículos de alta tecnología o electrodomésticos sino en general en grandes tiendas departamentales es raro encontrar al empleado servicial, atento y dispuesto a convertir en inigualable la experiencia de servicio. Y a pesar de lo que aquí relato, muy conocido de todos es saber que a diferencia de Europa, Asia o Estados Unidos, de los países llamados del primer  mundo, la experiencia de servicio en México y otros pocos países de América Latina es en muchos casos insuperable por las naciones de los continentes mencionados y lo cual puede ser corroborado directamente por el autor de este artículo por los varios países que me ha tocado visitar. Entonces si se trabajara en mejorar la calidad del servicio, el efecto a largo plazo en los compradores sería irreversible.

Los waymishes abundan y es el resultado de la falta de una cultura de calidad, de responsabilidad directa de una empresa en  facultar a los empleados para tomar decisiones, darles la capacitación, motivación  y herramientas adecuadas y verificar  que estos cuenten con un buen ambiente laboral, para que estos  a su vez reflejen su bienestar en la empresa hacia los clientes con los que interactúan. Cada vez es mayor el abismo que se extiende entre el cliente y las empresas o corporaciones, cuyos altos ejecutivos sólo se preocupan en hostigar a sus subordinados en cubrir metas financieras o los profits, sin preocuparse en absoluto por  el impacto de la mala  calidad de sus servicios o productos. Las empresas que realmente esten preocupadas por subsistir en un mercado sumamente competitivo, deben  tomar muy en serio que la calidad de sus productos no es suficiente, sino que deben extenderla hacia los puntos donde se tiene contacto directo con el cliente y evitar escudarse en certificaciones, ISOs o en el poder de sus marcas. Los consumidores lo exigimos ya.

Epílogo

Hay una página en internet llamada www.apestan.com donde se publica lo mejor de lo peor en calidad en el servicio y para mis lectores les comparto a la crème de la crème de lo más malo que hay en México y el número de menciones:

• ·       Telcel (1393)
• ·       Telmex (809)
• ·       Bancomer (771)
• ·       Banamex (688)
• ·       Megacable (683)
• ·       Mercado Libre (672)
• ·       Movistar (538)
• ·       HSBC (471)
• ·       Dish (463)
• ·       Walmart (436)

No hay un sólo día en donde no escuchemos por la radio, veamos en television o en internet, algún anuncio de las referidas empresas. ¿Por qué entonces en vez de gastar tanto en publicidad para captar mayor cantidad de víctimas potenciales de sus malos servicios, no destinan parte de esos recursos en mejorarlos? Y qué decir que las empresas con más quejas, sean propiedad del que hasta unos días fuera el hombre más rico del mundo.

Por ultimo, si usted trabaja en un Contact Center y le toca recibir la furia de un cliente por teléfono, por favor jamás le pida que se calme, sólo empeorará las cosas.

Como seleccionar a un organismo para certificar ISO 9001 y otros sistemas

Por Oscar Alvarez de la Cuadra 

(del libro "Nos urge certificarnos en ISO 9000). Editorial Panorama. 2011.

Una vez que se han superado todos los obstáculos, ha llegado el momento de que un tercero venga a dar constancia de que su sistema de gestión de la calidad realmente cumple con la norma de referencia. Tan importante es haber seguido el camino correcto para la implementación, como elegir a un organismo de certificación competente. Al igual que en el caso de los despachos consultores y de capacitación, existe una enorme cantidad de opciones para elegir en cuanto a  organismos de certificación y la regla de oro es no dejarse guiar por promesas de reducción de costos por parte del organismo, ni visualizarlos como evento único. La decisión que toma al elegir el organismo es tan importante ya que la relación que seguirá con este no es puntual sino a largo plazo. Piense cuando menos en un horizonte de tiempo de 3 años mínimo, que es la vigencia del certificador. No conviene tampoco, al igual que con su consultor, que escatime o la selección sea a la ligera porque va a ser una relación de mutuo beneficio o quizá le desmotive a seguir con el sistema y acabe por prescindir de su certificación.

Revisemos algunos criterios que debe usted considerar

• Acreditación en las categorías definidas  en el código NACE y quiere decir que su organismo al menos debió haber realizado auditoras a empresas de su sector y avalado por el acreditador (EMA en México, la ANAB en E.U., la UKAS en el Reino Unido etc.). Por ejemplo si usted es una empresa de investigación de mercados, el organismo debió haber ya certificado empresas bajo esa categoría
• Convenios de reconocimiento mutuo: hay organismos que le ofrecen precios irrisorios al compararlos con otras opciones, pero al final usted no podría percibir que algo falta: ¿y qué del reconocimiento de su certificado? Hay esquemas de reconocimiento en varios países como la red IQNet, en la cual si usted elige a un organismo en esta red, su certificado es automáticamente válido en varios países. 
• Años de experiencia: cuide mucho este aspecto y los clientes en su sector.
• Muchos organismos de certificación suelen subcontratar a sus auditores (generalmente consultores independientes o que trabajan para empresas consultoras). Pregunte antes si el auditor que le van enviar es subcontratado, porque usualmente al acabar una auditoría si hay dudas, no hay poder divino que logre volver a localizar al auditor si es externo, al menos en un tiempo razonable.
•  Al hacer el presupuesto pida que incluyan el costo por las vigilancias.
• Forma de cotizar: este es el caso como cuando usted adquiere una impresora de inyección de tinta. El hardware es muy económico pero la verdadera estafa ya ocurre al adquirir  los consumibles. Cuando usted pida una cotización, usualmente los organismos le incluirán los siguientes rubros:

§  Etapa 1 o auditoría de escritorio

§  Preauditoría (auditoría de diagnóstico que no forma parte del proceso formal de certificación)

§  Etapa 2 o auditoría de certificación

Existen organismos con auditores muy competentes aunque con severas incongruencias en cuanto a su papel como fomentadores de la calidad. Venden calidad pero no la tienen ellos mismos. El caso más crítico es en cuanto al trámite y a aspectos administrativos como la informalidad en la programación de la auditoría, el seguimiento a una cotización, la impuntualidad de los auditores, la disparidad de criterios etc.

Otra realidad, a propósito de este último punto, es la enorme disparidad que existe entre los criterios de auditoría entre un auditor y otro y entre organismos. A pesar de que el ISO/TC 176 ya ha producido varias guías interpretativas, se encuentran los mismos errores y muy a  pesar de que tuvieron varios años para ganar experiencia en la versión 2000, aún no se ponen de acuerdo.

Aquí va una experiencia personal. Con respecto a las revisiones por la Dirección al sistema, no existe un período prescrito para hacerlas. Es a criterio de la empresa. Pero en un caso que sugerí a un cliente que las hiciera cada 6 meses (lo más recomendable para una empresa que comienza). Un auditor de un organismo X me lo cuestionó. En sus palabras: “es muy largo el período entre un revisión y otra. ¿No han analizado la conveniencia de hacerlas más seguido por el riesgo que conlleva?” Otro auditor sobre el mismo aspecto por parte de un organismo Y, al revisar que las revisiones eran trimestrales dijo: “oigan, ¿que a poco tienen suficientes datos en ese tiempo como para hacer la revisión. ¿No conviene espaciar más las revisiones?”.

Es muy recomendable tener mucho cuidado en la selección de un organismo certificador y en este caso, me permito hacer la misma recomendación que hago a mis clientes potenciales cuando requieren de mis servicios como consultor: Lo barato puede salir muy caro. Se trata de un servicio profesional y no podemos darle el mismo tratamiento de producto tangible y de seleccionar al oferente más bajo, como se hace rutinariamente en las compras de Gobierno. Haga una buena selección basada en la experiencia de su organismo seleccionado, su acreditación en el sector de su organización y de serle posible pida referencias a otras organizaciones ya certificadas. Una empresa se casa cuando menos 3 años con el organismo y la satisfacción del cliente se verá cristalizada en el momento de que esa misma organización opte por recertificarse con el mismo organismo.

He tenido casos de clientes que habían optado por ciertos organismos de certificación y al transcurrir los 3 años, comprobaron que el organismo no les aportó  el valor que esperaban. Si las auditorías de su organismo llegan a estancarse, si no encuentra valor en las conclusiones o hallazgos que encuentran sus auditores, si se enfocan en trivialidades, no dude en cambiar de organismo. Ante todo los certificadores son proveedores y nuestras organizaciones somos clientes y tenemos todo el derecho de exigirles a estos organismos. Un buen organismo puede impulsar al florecimiento y madurez de un sistema de gestión de la calidad. Un organismo cuya estrategia e interés sea puramente comercial y realice las auditorias en forma mecánica y predecible, puede destruir un sistema y aniquilar el compromiso y convencimiento del personal al mismo.

Y una última que no muchos organismos le pueden llegar a informar, si no está contento con su organismo puede transferir su certificación a otro. Esto es especialmente útil si su organismo está dentro de alguna red internacional de organismo como IQNet por ejemplo.

Administración del Tiempo en nuestra vida.

Por Milton Clark Muñoz Santivañez

Si hubiera un banco que te diera todos los días en la mañana 1440 monedas de oro y en la noche al final del día te quitará las monedas que no has usado, ¿que harías? Seguro que gastarías en el día hasta la última moneda.

Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada día te entrega 1440 minutos y al final del día te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas preciosas monedas llamadas tiempo.

Eso me lleva a una pregunta ¿que es el tiempo? La respuesta es que es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administración del tiempo.

La administración del tiempo es determinar como usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible.

Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para nuestra vida, y los tres objetivos básicos que yo les recomiendo son: Salud, espiritualidad, felicidad y éxito.

En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos lograrás un equilibrio en tu vida, que te permitirá crecer como persona, siendo un ejemplo para los demás. 

La salud es el mantenerse en buen estado físico, para ello es necesario buena alimentación y realizar ejercicio físicos que permitan trabajar resistencia, flexibilidad y fuerza. El objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que este pueda durar más tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y en ese proceso se va deteriorando llevándonos a la extinción de la vida.

La Felicidad es un estado de ánimo decidido por ti, es una elección que tiene que ver con tu mundo interno, es decir con aquello que tú puedes controlar como tu persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en función a nuestro mundo interno, por que sólo así podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner la felicidad en función a tu mundo externo, es decir a aquellos que no controlas, como el estado de animo de tu jefes, agradarle a los demás, buscar que una chica que nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondría en riesgo tu felicidad, por que le darías a otros esa decisión que te corresponde a ti. 

Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices aún cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo más importante al momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo, aún no alcanzándolo, mientras hagamos eso seremos felices, por que sabremos que estamos en el camino correcto, lo demás es cuestión de tiempo, lo importante en ese proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las caídas, capacitarnos y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que seremos concientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que tarde o temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu vida, de los conflictos internos, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el día a día me alimento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero dejar de fumar, pero en el día a día fumo bastante, quiero ser un gran profesional pero en el día a día no estudio, todas esas contradicciones en tu vida si te llevarán a la infelicidad, por que no te sentirás bien contigo mismo, por que serás conciente de que pudiste dar más pero no lo hiciste, te sentirás frustrado, te sentirás mal con tu mundo interno, con todo aquello que controlas pero que no utilizaste bien.

Por último el éxito, significa alcanzar los objetivos que te trazas, para ello es necesario que le dediques más tiempo al trabajo estratégico que al trabajo operativo. El trabajo estratégico es aquel trabajo que realizas para decidir que vas a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la practica, si tu te equivocas en el trabajo estratégico decidiendo hacer algo que no te generará valor, el hacerlo no tendrá sentido, sólo te hará perder tiempo, por lo tanto es importante que le dediques tiempo al trabajo estratégico. 

El tener presente estos tres objetivos, te permitirá en el día a día priorizar, ser más estratégico que operativo, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo que sea importante en tu vida y no perder tiempo.

Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:

Como se puede observar en el gráfico Nº 1, la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan. 

En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I), están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, por que en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo. 

En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos por que su vida esta en función de lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir. 

Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.

Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo esta en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificación es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.

Administración de Tiempo en una Organización

En el caso de una organización, la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no urgente. El problema en una organización son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir con tu plan. 

Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:

Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.

Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.

Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, por que tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.

Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas. 

Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.

Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada. 

Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto. 

Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de término.

Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar. 

Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compañeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar, sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización. 

Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la actualidad, revisar y responder correos electrónicos quita mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora.

Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo.

Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.

Finalmente, les dejo como mensaje que de la forma como administren su tiempo dependerá el equilibrio en su vida y la contribución que realicen a sus organizaciones.

Fuente: http://www.degerencia.com/articulo/administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_trabajo