¿Cómo determinan los organismos de certificación los días auditor en sitio?

Por J. Oscar Alvarez de la Cuadra López

Quizá uno de los eventos qué más se descuidan a la hora de haber iniciado el trámite de una organización para poder obtener su certificado a cualquiera de los más comunes sistemas de gestión (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, etc.), es un buen análisis de los factores para cotizar por parte del organismo certificador y en particular al establecer los días de auditoría requeridos, ya que el modo de cotizar es basado en el importe de los días auditor definidos para un proyecto de certificación en particular.

El primer paso del proceso para iniciar el trámite de una certificación por parte de una organización interesada, consiste en llenar una solicitud que el organismo procura a su cliente, donde se pretende obtener la mayor cantidad de información posible de la organización interesada.  Debemos aquí hacer un paréntesis para  aclarar a las organizaciones que descarten  la idea de “tramitar ISO 9001” por ejemplo, ya que eso no es posible. Muchas empresas sin un buen conocimiento del alcance de los sistemas de gestión, siempre creen que la obtención de un certificado es algo similar a tramitar un permiso o licencia en cualquier dependencia de gobierno, en particular cuando el agua les ha llegado a los aparejos y la necesidad de certificarse es reactiva y de pánico ante el inminente aviso de sus clientes de no colocarles pedidos o contratos hasta haberse certificado. Cuando hablamos del trámite es por que se supone ya un camino avanzado en la implementación de un sistema de gestión.

La solicitud debe detallar información fundamental para el organismo certificador como  el alcance, que es lo que cubre el sistema de gestión en términos de actividades, productos, procesos o sitios de la organización. Los demás datos de rutina son contacto principal, dirección, correo electrónico,  líneas de productos, etc., pero uno que es muy importante es la definición del número de personal.

Para quienes lo desconocen existe un documento emitido por la IAF (International Accreditation Forum), asociación mundial de organismos de acreditación, organismos de certificación y otras organizaciones dedicadas a actividades de evaluación de la conformidad en diversas áreas, incluyendo sistemas de gestión, productos, servicios y personal, denominado IAF Mandatory Document for Duration of QMS and EMS Audits, en su última emisión 2 ( también llamado IAF MD 5: 2013 y que es como nos referiremos a él de aquí en adelante), cuyo objeto es la aplicar consistentemente la cláusula 9.1.4.1 de la norma ISO/IEC 17021:2011, de aplicación directa a todos los organismos de certificación acreditados, los responsables de emitir certificados a cualquiera de las norma de sistemas de gestión, como ISO 9001 por ejemplo.

La base  entonces para cotizar de todos los organismos de certificación descansa en la duración de la auditoría o días auditor, referido en el documento IAF MD 5, bajo los parámetros de tamaño de la organización en términos de personal (o del no muy cómodo término “headcount” tan usado por las áreas de Recursos Humanos en muchas organizaciones) y complejidad de sus actividades. El tamaño se define por el personal y es importante que la organización contratante cuide mucho qué información declarará en este campo. El personal debe ser principalmente de nómina (incluso en la modalidad de subcontratación o contratación externa se pueden tomar en cuenta también, pero cuidar a los eventuales) y cuidar que sea el que está representado por el alcance de la certificación. Una práctica errónea es declarar el número total de empleados, de los cuales muchos de ellos están en áreas tradicionalmente que no impactan en Calidad, como áreas administrativas o jurídicas. También puede aprovecharse  aquellas funciones o actividades  donde una proporción considerable del personal realizan las mismas tareas o funciones, por ejemplo en líneas de producción o en funciones de transporte (ver apartado 2.3 del documento).

El estudio y conocimiento de la existencia del documento IAF MD 5 puede ser de gran ayuda a muchas empresas, para evitar malas prácticas que ya han sentado antecedentes en el mercado de las organizaciones usuarias de servicios de evaluación de la conformidad, donde por ejemplo ha habido casos que por prácticas deshonestas, se cotizan días de más, para obtener un mayor beneficio económico o por otro lado días de menos para asegurar una cuenta o cliente importante.  Incluso se da casos de empresas que ignoran que el buen desempeño de su sistema de gestión o la madurez del mismo podría ser condición suficiente y necesaria para reducir el número de días auditor o frecuencia de visitas de auditoría, bajo los lineamientos que define el IAF MD 5 en su apartado 8.1

La regla establecida en el Anexo A de la guía, que aplica a los sistemas de gestión de la calidad, también tiene aplicación para quienes han implementado o integrado sistemas de gestión ambiental, así como sitios único o los multisitios (empresas con sitio principal y otros sitios o sucursales).

Incluso las guías indicadas en el documento, pueden aprovecharse por organizaciones que inician sus procesos de implementación de sistemas de gestión para poder determinar el número correcto de días auditor para sus auditorías internas, práctica que por lo general y el desconocímiento en el tema queda muy alejada de la duración correcta de una auditoría y que la mayoría de las veces se realiza en muchos menos días de los que realmente se requieren. Tomemos también en consideración que en la determinación e los días estimados abarcando todo el sistema de gestión y no partes, para las organizaciones que realizan sus auditorías en forma fragmentada (por procesos y algunas otras por departamentos )

Este documento es público y puede descargarse directamente en el enlace indicado http://www.iaf.nu/upFiles/IAFMD52013QMSEMS_Audit_DurationPub.pdf. Una versión en  español basada en el documento  puede consultarse en https://www.enac.es/documents/7020/ff3c1799-035e-4741-bd65-2e603f7e7d61